Jak sprawdzić firmę przed skorzystaniem z jej usług? KRS, opinie i dane rejestrowe
Zanim wpłacisz zaliczkę, podpiszesz umowę albo powierzysz firmie większą kwotę, warto poświęcić kilka minut na podstawową weryfikację. W wielu przypadkach można szybko sprawdzić, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście istnieje, od kiedy działa, jaki ma status, kto może je reprezentować i czym formalnie się zajmuje.
Same dane rejestrowe to jednak nie wszystko. Coraz większe znaczenie mają również opinie innych użytkowników, informacje o działalności firmy oraz zgodność danych z tym, co przedsiębiorstwo podaje na swojej stronie internetowej lub w ofercie.
Dlaczego warto sprawdzić firmę?
Nie każda transakcja wymaga rozbudowanego sprawdzania kontrahenta. Przy drobnym zakupie zwykle wystarczy podstawowa ostrożność. Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy chodzi o kosztowną usługę, zaliczkę, długoterminową umowę albo współpracę biznesową.
Weryfikacja firmy pozwala przede wszystkim sprawdzić, czy dane podane w ofercie są zgodne z danymi oficjalnymi. Można również zobaczyć, od kiedy podmiot działa, jaki ma status i kto jest uprawniony do działania w jego imieniu.
To nie daje oczywiście stuprocentowej gwarancji, że współpraca przebiegnie bez problemów. Jest jednak prostym sposobem na wychwycenie podstawowych niezgodności, zanim dojdzie do płatności lub podpisania umowy.
Jakie dane rejestrowe warto sprawdzić?
Najważniejsze informacje zależą od formy prawnej przedsiębiorstwa, ale najczęściej warto zwrócić uwagę na:
- pełną nazwę firmy;
- NIP;
- numer KRS, jeśli podmiot jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego;
- adres siedziby;
- formę prawną;
- status działalności;
- datę rozpoczęcia działalności lub rejestracji;
- kody PKD;
- osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorstwa.
Jeżeli dane znajdujące się na stronie internetowej firmy, w umowie, na fakturze albo w wiadomości e-mail różnią się od danych rejestrowych, warto wyjaśnić tę rozbieżność przed dokonaniem płatności.
KRS i CEIDG – czym się różnią?
W Polsce dane przedsiębiorców mogą znajdować się w różnych rejestrach, w zależności od formy prowadzonej działalności.
CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, obejmuje przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, obejmuje m.in. spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia podlegające wpisowi do rejestru.
Jeśli więc sprawdzamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, interesować nas będą przede wszystkim dane z KRS. W przypadku jednoosobowego przedsiębiorcy podstawowym źródłem będzie CEIDG.
Warto zwracać uwagę na to, czy forma prawna podawana przez firmę odpowiada informacjom znajdującym się w odpowiednim rejestrze.
Co można wyczytać z kodów PKD?
Kody PKD określają rodzaje działalności przypisane do przedsiębiorstwa. Firma może mieć jeden kod główny oraz wiele kodów dodatkowych.
Jeżeli przedsiębiorstwo przedstawia się jako pośrednik finansowy, agencja reklamowa, firma szkoleniowa albo pośrednik nieruchomości, warto sprawdzić, czy podobny zakres działalności widnieje również w kodach PKD.
Trzeba jednak pamiętać, że sam kod PKD nie potwierdza jakości usług ani doświadczenia firmy. Jest jedynie informacją o deklarowanym zakresie działalności.
Może być natomiast przydatny wtedy, gdy chcemy ustalić, czy dana działalność mieści się w profilu przedsiębiorstwa i czy informacje podawane w ofercie są spójne z danymi rejestrowymi.
Kto może reprezentować firmę?
To szczególnie ważne przy podpisywaniu umów.
W przypadku spółek z KRS można sprawdzić, kto znajduje się w zarządzie oraz w jaki sposób przedsiębiorstwo może być reprezentowane. Czasami wystarczy podpis jednego członka zarządu, a w innych przypadkach wymagane jest współdziałanie kilku osób.
Jeśli więc podpisujemy umowę z osobą działającą w imieniu spółki, warto upewnić się, że rzeczywiście ma ona prawo do jej reprezentowania.
Przy większych transakcjach taka weryfikacja może mieć dużo większe znaczenie niż sama znajomość nazwy firmy i numeru NIP.
Jak czytać opinie o firmie?
Dane rejestrowe odpowiadają na pytanie, czy firma istnieje i jak formalnie działa. Nie mówią natomiast wiele o jakości obsługi, terminowości czy doświadczeniach klientów.
Dlatego warto sprawdzić również opinie użytkowników.
Najlepiej zwracać uwagę nie tylko na samą średnią ocenę, ale również na:
- liczbę opinii;
- daty ich publikacji;
- treść komentarzy;
- powtarzające się uwagi dotyczące podobnych problemów;
- proporcję ocen pozytywnych i negatywnych.
Pojedyncza negatywna opinia nie musi świadczyć o tym, że firma działa źle. Podobnie jedna bardzo pozytywna recenzja nie jest jeszcze wystarczającym dowodem na wysoką jakość usług.
Znacznie bardziej miarodajny jest powtarzający się schemat. Jeśli wiele niezależnych osób opisuje podobne doświadczenia, warto potraktować je poważniej.
Na jakie niespójności zwrócić uwagę?
Podczas sprawdzania firmy szczególną ostrożność powinny wzbudzić sytuacje, w których:
- nazwa w umowie różni się od nazwy podmiotu w rejestrze;
- numer NIP nie odpowiada podawanej nazwie firmy;
- adres siedziby jest inny niż ten używany w dokumentach;
- osoba podpisująca umowę nie figuruje jako uprawniona do reprezentacji;
- firma deklaruje zupełnie inny profil działalności niż wynika to z jej danych;
- przedsiębiorstwo podaje bardzo długą historię działalności, mimo że zostało zarejestrowane niedawno.
Nie każda rozbieżność oznacza problem. Firma może zmienić adres, markę handlową albo zakres działalności. Warto jednak takie kwestie sprawdzić, zamiast zakładać, że wszystko jest w porządku.
Gdzie sprawdzić dane i opinie o firmie?
Informacje o przedsiębiorstwach można weryfikować w oficjalnych rejestrach, takich jak KRS czy CEIDG. W praktyce wygodne może być również korzystanie z serwisów, które porządkują podstawowe dane firm i zestawiają je w jednym miejscu.
Jednym z takich miejsc jest katalog firm Lelio.pl, w którym można znaleźć wizytówki przedsiębiorstw oparte na publicznie dostępnych danych rejestrowych.
W zależności od rodzaju firmy wizytówka może zawierać m.in.:
- NIP i numer KRS;
- formę prawną;
- adres siedziby;
- status działalności;
- datę rozpoczęcia działalności lub rejestracji;
- kapitał zakładowy;
- informacje o reprezentacji;
- kody PKD;
- podstawowe informacje o profilu działalności;
- opinie użytkowników.
Niektóre wizytówki mogą również zawierać godziny otwarcia, informacje o ofercie czy statystyki popularności profilu.
Połączenie podstawowych danych rejestrowych z sekcją opinii ułatwia szybkie zorientowanie się, z jakim podmiotem mamy do czynienia i jakie doświadczenia opisują inni użytkownicy.
Nie opieraj decyzji na jednym źródle
Żaden pojedynczy rejestr, katalog ani serwis z opiniami nie powinien być jedyną podstawą decyzji o współpracy z firmą.
Najlepiej porównać kilka elementów: oficjalne dane przedsiębiorstwa, informacje na jego stronie, treść umowy, sposób reprezentacji oraz opinie klientów.
Im większa wartość transakcji, tym większy sens ma dokładniejsza weryfikacja.
Podstawowe sprawdzenie firmy zajmuje zwykle kilka minut, a może pomóc wychwycić niespójności jeszcze przed podpisaniem umowy lub dokonaniem płatności.
